Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là hóa đơn số thay cho hóa đơn giấy có chức năng như hóa đơn giấy nhưng được khởi tạo và lưu trữ thông tin trên hệ thống phần mềm

ARIS hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp
ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Giúp quá trình giao dịch nhanh chóng, đặc biệt hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn… Sau đây là những ưu điểm, lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn

Áp dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.

Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn

Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.

Không lo bị thất lạc hóa đơn

Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.

Có độ an toàn, chính xác cao

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả. Đáng chú ý, hóa đơn điện tử có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: Viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.

Đơn vị nào được phép phát hàng hóa đơn điện tử?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định

d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Những quy định của nhà nước về hóa đơn điện tử

Từ ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP, trong đó, tại điều 59 nêu rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Bên cạnh đó, theo điều 60 Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/06/2022.

Cách lựa chọn gói phát hành hóa đơn điện tử phù hợp

Hóa đơn điện tử không có hạn thời gian sử dụng, chỉ cần một lần phát hành và phát hành tiếp khi sử dụng hết

Hóa đơn điện tử EA

Là hóa đơn điện tử cao cấp được thực hiện hợp tác công nghệ giữa Công ty công nghệ ARIS và Công ty công nghệ SOFTDREMS

Đăng ký phát hành:

Hóa đơn được công ty công nghệ ARIS bảo mật an ninh mạng và an toàn khi sử dụng

ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ